Zakelijk software kopen: waar je op moet letten bij de factuur

Software kopen voor je bedrijf is niet hetzelfde als iets voor thuis bestellen. Je hebt een factuur nodig die je boekhouding accepteert, en die krijg je lang niet overal. Hieronder staat waar je op moet letten.

Het korte antwoord

Een bruikbare factuur bevat minimaal: de naam en het adres van de verkoper, een KvK-nummer, een btw-nummer, een factuurnummer, de datum, wat je gekocht hebt, en het btw-bedrag apart vermeld. Ontbreekt dat laatste, dan kun je de btw niet terugvorderen.

Waarom een bonnetje niet genoeg is

Veel plekken waar je goedkoop software koopt, sturen je alleen een orderbevestiging. Daar staat een totaalbedrag op en verder niets. Voor je eigen administratie is dat waardeloos: je boekhouder kan er de btw niet uithalen en de Belastingdienst accepteert het niet als onderbouwing.

Het verschil zit hem niet in de prijs maar in de verkoper. Koop je bij een particulier of bij een partij zonder Nederlandse of Belgische inschrijving, dan is er simpelweg geen btw-factuur om te krijgen.

Wat er op onze factuur staat

Je hoeft er dus niet achteraan te bellen. De factuur zit bij dezelfde mail als je licentie.

Op wiens naam zet je de licentie?

Dit wordt vaak vergeten en levert later gedoe op. Zet een zakelijke licentie op een zakelijk e-mailadres, niet op je privéaccount. Vertrekt er iemand, of wil je later overdragen, dan is dat het verschil tussen een kwestie van minuten en een probleem.

Bij producten die op je eigen account komen, zoals Office 365 Pro Plus 1TB, Adobe Creative Cloud en AutoCAD, geef je bij het bestellen zelf op welk e-mailadres het moet komen. Gebruik daar het zakelijke adres.

Abonnement of eenmalig, boekhoudkundig

Een abonnement is een doorlopende kostenpost en boek je per periode. Een eenmalige licentie koop je één keer. Bij welk bedrag je iets moet activeren in plaats van ineens ten laste van de winst brengen, verschilt per situatie en per land. Vraag dat aan je boekhouder; wij zijn geen belastingadviseur en gaan daar niets over beweren.

Wat wij wel kunnen zeggen: bewaar je factuur en zorg dat de licentie op een adres staat dat van het bedrijf is en niet van een medewerker.

Meerdere werkplekken

Onze Office 365-varianten dekken vijf apparaten. Voor een eenmanszaak of een klein team met een paar laptops is dat genoeg. Groei je door, koop dan liever een tweede licentie dan dat je er meer apparaten op propt dan is toegestaan; bij een controle is dat een vervelend gesprek.

Welke variant bij je past staat in welke Office 365 heb je nodig.

Vraag het gewoon even

Twijfel je of iets past bij hoe je bedrijf werkt, stel de vraag voordat je bestelt. Dat is voor ons ook prettiger dan achteraf omruilen. We denken mee via de mail of de chat op de site.