Software op de zaak zetten: wat je boekhouder van je nodig heeft

Software is een gewone zakelijke kostenpost, maar alleen als je de juiste bon hebt. Het verschil tussen een bevestigingsmail en een factuur is precies het verschil tussen wel en niet kunnen verwerken.

Het korte antwoord

• Je hebt een factuur nodig, niet alleen een orderbevestiging.
• Daarop moeten staan: naam en adres van de verkoper, het btw-nummer, een factuurnummer, de datum, wat je gekocht hebt en het btw-bedrag apart.
• Koop je op naam van je bedrijf, zet dan ook je eigen bedrijfsnaam en adres op de factuur.
• Bewaar de factuur digitaal; papier hoeft niet.

Waarom een orderbevestiging niet volstaat

Een bevestigingsmail zegt dat je iets besteld hebt. Een factuur is het document waarop de belastingdienst de btw kan volgen. Zonder btw-nummer van de verkoper en zonder apart vermeld btw-bedrag kun je die btw niet terugvorderen, hoe duidelijk het bedrag verder ook is.

Dat is meteen een reden om te kijken bij wie je koopt. Een particuliere verkoper kan geen btw-factuur geven, dus die aankoop is zakelijk lastig te verwerken.

Wat er precies op moet staan

• Naam, adres en btw-nummer van de verkoper
• Jouw naam en adres, of die van je bedrijf
• Een uniek factuurnummer en de factuurdatum
• Een omschrijving van wat je gekocht hebt
• Het bedrag exclusief btw, het btw-percentage en het btw-bedrag apart
• Het totaalbedrag

Op welke naam

Zet de bestelling op je bedrijfsnaam als je hem zakelijk wilt verwerken. Bestel je op je privénaam en wil je het later alsnog zakelijk boeken, dan is dat rommelig. Vul het bij het afrekenen meteen goed in; achteraf een factuur laten aanpassen kost iedereen tijd.

Werk je met licenties die aan een account gekoppeld worden, zet die dan ook op een zakelijk mailadres en niet op een privéaccount. Vertrekt er later iemand, dan hoef je niet achter een oud adres aan.

Bewaren

Digitaal bewaren mag en is voldoende. Zet je facturen in een map per jaar of stuur ze direct door naar je boekhoudpakket. De bewaarplicht voor administratie is zeven jaar.

Bij ons

Je krijgt bij elke bestelling automatisch een btw-factuur met het btw-bedrag apart vermeld, per e-mail. Bestel je zakelijk, vul dan bij het afrekenen je bedrijfsgegevens in, dan staan die er meteen goed op.