Mag ik één licentie met mijn team delen?

Dat hangt van het product af. Een licentie voor vijf apparaten is bedoeld voor één gebruiker; voor meerdere personen heb je een variant voor meerdere gebruikers nodig.

Wat als iemand uit dienst gaat?

Meld zijn apparaat af en haal de licentie los van zijn account, of zet hem over op een opvolger. Doe dat voordat het account wordt opgeheven.

Kan ik een licentie op een algemeen mailadres zetten?

Ja, en dat is meestal verstandiger dan een persoonlijk adres. Zorg wel dat iemand die mailbox leest, want daar komen de leveringen binnen.

Krijg ik één factuur voor meerdere licenties?

Ja, als je ze in één bestelling afrekent staat alles op één btw-factuur.

Licenties voor een klein team: waar moet je op letten?

Bij een klein team is de verleiding groot om het simpel te houden: één licentie, iedereen dezelfde inloggegevens. Dat werkt, tot het niet meer werkt. Meestal op het moment dat iemand weggaat.

Het korte antwoord

Zet licenties op zakelijke mailadressen, niet op privéaccounts.
Kijk of een product bedoeld is voor meerdere apparaten of voor meerdere gebruikers; dat is niet hetzelfde.
Houd bij wie welke licentie heeft. Een simpel overzicht is genoeg.
Regel bij vertrek de overdracht vóór het laatste werkdag.

Apparaten of gebruikers

Dit is het punt waar de meeste verwarring zit. Een licentie voor vijf apparaten is bedoeld voor één persoon met meerdere machines. Een licentie voor vijf gebruikers is bedoeld voor vijf mensen binnen één organisatie. Ze klinken hetzelfde en ze zijn het niet.

Kijk dus op de productpagina wat er precies staat voordat je uitgaat van het een of het ander. Bij twijfel: vraag het even na, dat kost een minuut.

Zakelijk mailadres, altijd

Zet een licentie nooit op het privéaccount van degene die hem toevallig besteld heeft. Vertrekt die persoon, dan zit je licentie op een adres waar je niet bij kunt, en dat is lastiger te herstellen dan het klinkt.

Gebruik liever een adres dat van het bedrijf is en dat blijft bestaan. Een algemeen adres zoals administratie of ict werkt goed, mits er iemand is die de mail leest.

Houd een overzicht bij

Een tabel met vier kolommen is genoeg: welk product, op welk mailadres, tot wanneer geldig, en wie het gebruikt. Zonder dat overzicht ontdek je pas dat een licentie is verlopen op het moment dat iemand niet meer kan werken.

Zet er ook bij waar de factuur staat. Dat scheelt zoeken bij de jaarafsluiting.

Bij vertrek

Meld het apparaat af, haal het account los of zet het op iemand anders, en verander het wachtwoord als het om gedeelde inloggegevens ging. Doe dat vóór de laatste werkdag; daarna is het lastiger om nog iets geregeld te krijgen.

En bij groei

Groeit je team, kijk dan of losse licenties nog logisch zijn. Vanaf een stuk of vijf gebruikers wordt een variant met meerdere plekken meestal overzichtelijker dan vijf losse bestellingen die op verschillende momenten verlopen.